Để du học Nhật dài hạn, bạn cần Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh khu vực của Nhật cấp, thường do trường ở Nhật nộp hồ sơ thay bạn; có COE rồi mới nộp xin visa du học tại cơ quan đại diện của Nhật ở Việt Nam, và phải nhập cảnh trong vòng ba tháng kể từ ngày COE được cấp. Khi đến Nhật, bạn nhận thẻ cư trú tại các sân bay lớn và đăng ký địa chỉ ở uỷ ban nơi ở.
Phần lớn sự chú ý của gia đình dồn vào visa, nhưng thực chất cửa xét chính là COE. Đó là lúc cơ quan xuất nhập cảnh Nhật đọc kỹ học lực, tiếng Nhật, mục đích học và tài chính của bạn. Bài này đi qua từng bước, bộ giấy tờ, thời gian, những lý do thường khiến hồ sơ bị từ chối và các thủ tục bắt buộc trong những tuần đầu ở Nhật.
COE và visa khác nhau thế nào
COE (Certificate of Eligibility) là giấy xác nhận rằng hoạt động bạn định làm ở Nhật, ở đây là du học, đáp ứng điều kiện của một tư cách lưu trú cụ thể. Giấy này do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh khu vực (thuộc Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, Bộ Tư pháp Nhật) cấp, sau khi xét hồ sơ do người bảo lãnh trong Nhật nộp. Với du học sinh, người nộp thường là trường.
Visa là con dấu trên hộ chiếu do cơ quan đại diện ngoại giao của Nhật ở nước bạn cấp, cho phép bạn đến cửa khẩu Nhật để xin nhập cảnh. Khi đã có COE, việc xét visa thường nhanh và đơn giản hơn nhiều, vì phần đánh giá chính đã xong. Tuy vậy visa vẫn có thể bị từ chối nếu cơ quan đại diện phát hiện thông tin không đúng.
Khi nhập cảnh, nhân viên cửa khẩu đóng dấu cho phép lên bờ và cấp thẻ cư trú (zairyu card) với tư cách lưu trú "du học" và thời hạn lưu trú, ví dụ một năm ba tháng hoặc hai năm ba tháng tuỳ khoá học. Từ đây, thẻ cư trú là giấy tờ quan trọng nhất của bạn ở Nhật, phải mang theo bên mình.
Các bước từ nộp hồ sơ tới khi bay
Lấy kỳ nhập học tháng 4 của trường Nhật ngữ làm ví dụ. Các kỳ khác dịch mốc tương ứng.
- Nộp hồ sơ cho trường (khoảng tháng 9–11 năm trước): đơn, lý lịch, bằng cấp, chứng nhận tiếng Nhật, hồ sơ người chi trả. Trường xét, phỏng vấn và yêu cầu bổ sung nếu cần.
- Trường nộp hồ sơ xin COE lên Cục Quản lý Xuất nhập cảnh khu vực nơi trường đặt trụ sở, thường trong khoảng tháng 11–12.
- Cơ quan xuất nhập cảnh xét hồ sơ, có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc liên hệ người nộp, người chi trả. Kết quả thường có vào khoảng cuối tháng 2.
- Đóng học phí theo hướng dẫn của trường sau khi có kết quả COE; trường gửi COE (bản giấy hoặc bản điện tử) cùng giấy báo nhập học.
- Nộp hồ sơ xin visa tại cơ quan đại diện của Nhật phụ trách khu vực bạn cư trú, hoặc qua kênh tiếp nhận được chỉ định theo hướng dẫn hiện hành.
- Nhận visa, đặt vé, nhập cảnh trong thời hạn hiệu lực của COE (ba tháng kể từ ngày cấp).
Từ năm 2023, Nhật cho phép cấp COE dưới dạng điện tử gửi qua thư điện tử, giúp rút ngắn thời gian chuyển giấy từ Nhật về Việt Nam. Người nộp visa trình bản điện tử theo hướng dẫn của cơ quan đại diện. Quy trình cụ thể có thể thay đổi, nên làm theo hướng dẫn trường gửi kèm.
Bộ giấy tờ phục vụ xin COE thường gồm
Trường gửi danh sách theo mẫu của họ, thường xoay quanh các nhóm dưới đây. Mọi thông tin phải khớp nhau giữa các giấy tờ.
- Đơn xin COE theo mẫu của cơ quan xuất nhập cảnh (trường thường soạn cùng bạn), ảnh, bản sao hộ chiếu.
- Bằng tốt nghiệp cao nhất, học bạ hoặc bảng điểm; với người tốt nghiệp đã lâu, giấy tờ về công việc hoặc hoạt động trong thời gian sau tốt nghiệp.
- Chứng nhận trình độ tiếng Nhật: chứng chỉ hoặc giấy xác nhận số giờ học tại cơ sở dạy tiếng.
- Lý do du học và kế hoạch sau khi học, viết cụ thể, nhất quán với lý lịch.
- Giấy cam kết chi trả của người bảo trợ tài chính, giấy xác nhận số dư tiết kiệm, giấy xác nhận công việc và thu nhập, giấy tờ chứng minh nguồn thu (kinh doanh, cho thuê, lương…).
- Giấy tờ chứng minh quan hệ giữa bạn và người chi trả (giấy khai sinh, xác nhận thông tin cư trú…).
Người chi trả nên chuẩn bị tinh thần được hỏi lại về nguồn tiền. Một khoản tiền gửi lớn xuất hiện đột ngột ngay trước khi nộp hồ sơ, không có lịch sử thu nhập tương xứng, thường khiến cơ quan xét duyệt yêu cầu giải trình thêm.
Phỏng vấn của trường và xác minh trong lúc xét
Trước khi nộp hồ sơ COE, hầu hết trường Nhật ngữ phỏng vấn người học, nhiều trường phỏng vấn cả người chi trả. Trường cần chắc rằng bạn có ý định học thật, có trình độ tiếng như giấy tờ và gia đình đủ khả năng đóng học phí, vì tỷ lệ học sinh bỏ học hoặc cư trú quá hạn ảnh hưởng tới chính trường đó trong các đợt xét sau. Phỏng vấn là bộ lọc của trường, không chỉ là thủ tục.
Câu hỏi thường gặp với người học: vì sao chọn Nhật, vì sao chọn trường này, đã học tiếng Nhật ở đâu, bao lâu, kế hoạch sau khi học tiếng, gia đình gồm những ai và làm gì. Với người chi trả: công việc, thu nhập hằng tháng, số tiền dự kiến gửi mỗi năm, vì sao ủng hộ con đi học. Câu trả lời của hai người phải khớp với nhau và với giấy tờ.
Trong lúc xét COE, cơ quan xuất nhập cảnh có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc liên hệ xác minh. Hãy trả lời trung thực, đúng hạn, và báo ngay cho trường nếu có thay đổi như đổi số điện thoại, đổi nơi làm việc của người chi trả. Một cuộc gọi xác minh không ai nghe máy cũng có thể làm chậm hồ sơ.
Nộp visa ở Việt Nam: những điều cần lưu ý
Có COE trong tay, bước xin visa thường gọn. Hồ sơ cơ bản gồm hộ chiếu còn hạn, tờ khai xin visa, ảnh theo quy cách, COE (bản gốc hoặc bản điện tử theo hướng dẫn) và giấy báo nhập học của trường. Cơ quan đại diện có thể yêu cầu thêm giấy tờ trong từng trường hợp. Thời gian xét thường ngắn, nhưng vào mùa cao điểm trước kỳ tháng 4 và tháng 10, lượng hồ sơ lớn nên cần nộp sớm sau khi nhận COE.
Cơ quan đại diện của Nhật tại Việt Nam tiếp nhận hồ sơ theo khu vực cư trú của người nộp. Theo hướng dẫn hiện hành, nhiều loại hồ sơ visa được nộp qua các đại lý được cơ quan đại diện chỉ định thay vì nộp trực tiếp. Cách nộp, danh sách đại lý và phí dịch vụ có thể thay đổi, nên đọc thông báo mới nhất trên trang của Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam trước khi đi.
Khi nhận visa, kiểm ngay họ tên, số hộ chiếu, loại visa và thời hạn trên con dấu. Sai sót nhỏ cần sửa trước khi bay, vì tại cửa khẩu Nhật, nhân viên đối chiếu visa, COE và hộ chiếu cùng lúc.
Lý do hay khiến hồ sơ COE bị từ chối
Tài chính không thuyết phục. Thu nhập khai báo không tương xứng với số tiết kiệm, nguồn tiền không rõ, người chi trả không có quan hệ gần, hoặc giấy tờ tài chính có dấu hiệu không đúng thực tế.
Mục đích học không rõ. Lý do du học chung chung, không ăn khớp với học vấn và công việc trước đó; khoảng trống thời gian dài không giải thích được.
Trình độ tiếng Nhật không đúng như giấy tờ. Có chứng nhận học tiếng nhưng phỏng vấn cho thấy gần như không biết tiếng Nhật.
Lịch sử xuất nhập cảnh hoặc hồ sơ trước đó. Từng bị từ chối với thông tin khác lần này, từng cư trú quá hạn ở Nhật hoặc nước khác, khai thiếu lịch sử đi lại.
Tình trạng của trường. Trường có tỷ lệ học sinh bỏ học hoặc cư trú bất hợp pháp cao bị xét chặt hơn, đòi nhiều giấy tờ hơn. Đây là lý do nên chọn trường có lịch sử tốt.
Bị từ chối COE thì làm gì
Thư báo kết quả thường không ghi chi tiết lý do. Trường có thể được cơ quan xuất nhập cảnh giải thích ở mức nào đó khi hỏi, và sẽ truyền đạt lại cho bạn. Việc đầu tiên là tìm hiểu lý do thật thay vì nộp lại ngay cùng bộ hồ sơ. Nếu lý do là tài chính, cần thời gian để có lịch sử dòng tiền rõ ràng hơn; nếu là tiếng Nhật, cần thời gian học và chứng chỉ thật.
Khi nộp lại cho kỳ sau, thông tin phải nhất quán với lần trước. Thay đổi người chi trả, thay đổi lịch sử học tập hay công việc mà không giải thích là dấu hiệu bất thường. Hồ sơ từng bị từ chối được lưu lại, cơ quan xét duyệt sẽ so sánh.
Tuyệt đối tránh các lời mời "làm lại hồ sơ cho đẹp", "mua sổ tiết kiệm", "làm giả xác nhận thu nhập". Khai sai trong hồ sơ xuất nhập cảnh có thể dẫn tới bị từ chối các lần sau, và nếu bị phát hiện sau khi đã sang Nhật thì có thể bị huỷ tư cách lưu trú.
Những việc phải làm trong những tuần đầu ở Nhật
Sau khi nhập cảnh, có một loạt thủ tục với thời hạn cụ thể. Trường Nhật ngữ thường hướng dẫn, nhưng bạn là người chịu trách nhiệm.
- Nhận thẻ cư trú tại các sân bay lớn khi nhập cảnh. Nếu vào qua cửa khẩu không cấp thẻ tại chỗ, thẻ sẽ được gửi sau khi đăng ký địa chỉ.
- Xin giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú nếu định làm thêm. Du học sinh có thể xin ngay tại sân bay khi nhập cảnh ở các cửa khẩu có thủ tục này.
- Đăng ký địa chỉ tại uỷ ban thành phố, quận nơi ở trong vòng 14 ngày kể từ khi có chỗ ở cố định.
- Tham gia bảo hiểm y tế quốc dân khi đăng ký địa chỉ; khi khám chữa bệnh, người tham gia thường chỉ trả 30% chi phí.
- Thủ tục lương hưu quốc dân: người từ 20 tuổi cư trú ở Nhật thuộc diện tham gia; sinh viên có thể đủ điều kiện hoãn đóng theo diện đặc biệt, tuỳ loại trường, hỏi uỷ ban nơi ở.
- Mở tài khoản ngân hàng, đăng ký điện thoại sau khi có thẻ cư trú và địa chỉ.
Khi đổi chỗ ở, đổi trường hay chuyển tư cách lưu trú, đều có nghĩa vụ khai báo trong thời hạn quy định. Giữ thói quen đọc kỹ thông báo của trường và uỷ ban, vì chậm khai báo có thể ảnh hưởng tới lần gia hạn lưu trú sau. Nếu gia đình cần người cùng rà lịch nộp hồ sơ COE, đội tư vấn Global Gate Pass tại TP.HCM nhận đặt lịch, buổi đầu miễn phí.
Câu hỏi thường gặp
COE có hiệu lực bao lâu?
COE có hiệu lực ba tháng kể từ ngày cấp. Bạn phải xin visa và nhập cảnh Nhật trong thời gian này. Quá hạn mà chưa nhập cảnh thì COE hết giá trị, trường phải xin lại hoặc chuyển sang kỳ nhập học sau.
Xét COE mất bao lâu?
Thường khoảng hai đến ba tháng tính từ khi trường nộp hồ sơ, có thể lâu hơn ở mùa cao điểm hoặc khi bị yêu cầu bổ sung. Kết quả của kỳ tháng 4 thường có vào cuối tháng 2, kỳ tháng 10 vào cuối tháng 8.
Có COE rồi có chắc được cấp visa không?
Phần lớn người có COE được cấp visa, nhưng không phải tuyệt đối. Cơ quan đại diện có thể từ chối nếu phát hiện thông tin sai lệch, giấy tờ không đúng, hoặc có thay đổi lớn so với hồ sơ COE. Hãy giữ mọi thông tin nhất quán.
Thời hạn lưu trú trên thẻ cư trú tính thế nào?
Thời hạn được cấp theo khoá học, ví dụ một năm ba tháng hoặc hai năm ba tháng. Khi hết hạn mà vẫn tiếp tục học, bạn xin gia hạn tại cơ quan xuất nhập cảnh, kèm xác nhận học tập, chuyên cần và tài chính. Chuyên cần thấp có thể khiến gia hạn khó khăn.
Học xong trường Nhật ngữ lên senmon có phải xin COE mới không?
Thường không cần COE mới nếu bạn đang ở Nhật; bạn xin gia hạn hoặc thay đổi thời hạn lưu trú theo trường mới tại cơ quan xuất nhập cảnh. Thủ tục cụ thể tuỳ trường hợp, trường mới sẽ hướng dẫn và cấp giấy tờ cần thiết.
Người chi trả có cần sang Nhật cùng không?
Không cần. Người chi trả ở Việt Nam ký cam kết và nộp giấy tờ tài chính. Tuy nhiên họ có thể được cơ quan xuất nhập cảnh hoặc trường liên hệ để xác minh, nên cần nắm rõ nội dung hồ sơ và trả lời đúng sự thật.