Hồ sơ xin study permit Canada gồm: thư mời của trường DLI (LOA), thư xác nhận của tỉnh (PAL) hoặc CAQ nếu cần, bằng chứng tài chính, kế hoạch học tập giải thích vì sao chọn chương trình này, hộ chiếu, ảnh, giấy tờ học tập và công việc, rồi sinh trắc học và khám sức khoẻ nhập cư khi được yêu cầu. Đơn nộp trực tuyến qua tài khoản IRCC; công dân Việt Nam được duyệt sẽ nhận thư chấp thuận kèm thị thực tạm trú, giấy phép thật in tại cửa khẩu.
Danh mục giấy tờ không khó tìm; cái khó là làm cho các giấy tờ kể cùng một câu chuyện nhất quán. Viên chức thường chỉ có vài phút cho một hồ sơ. Bài này đi qua từng thành phần, giải thích viên chức đọc nó để tìm gì, và cách sắp xếp để hồ sơ dễ đọc.
Danh mục giấy tờ và mục đích của từng loại
Danh mục chính thức được tạo riêng trong tài khoản IRCC sau khi bạn trả lời bảng câu hỏi; bảng dưới là khung chung để chuẩn bị trước.
| Giấy tờ | Viên chức tìm gì trong đó |
|---|---|
| Hộ chiếu, ảnh theo quy chuẩn | Nhân thân, lịch sử đi lại; hộ chiếu nên còn hạn dài hơn thời gian học |
| LOA và PAL/CAQ | Chương trình thật, trường đã xác minh, có suất trong hạn mức |
| Bằng chứng tài chính | Đủ học phí năm đầu cộng sinh hoạt phí cộng đi lại, nguồn tiền hợp pháp và ổn định |
| Kế hoạch học tập (study plan) | Lý do chọn ngành, trường, Canada; mạch logic với quá khứ và tương lai |
| Học bạ, bằng cấp, bảng điểm, chứng chỉ ngoại ngữ | Khả năng theo học chương trình |
| Giấy tờ công việc (nếu đã đi làm) | Quá khứ nghề nghiệp, mức độ gắn bó với Việt Nam |
| Giấy tờ gia đình | Quan hệ với người tài trợ, ràng buộc gia đình |
| Biểu mẫu IRCC | Thông tin gia đình, lịch sử học tập, công việc, đi lại khai đầy đủ, khớp giấy tờ |
Giấy tờ tiếng Việt phải kèm bản dịch tiếng Anh hoặc tiếng Pháp, có xác nhận của người dịch theo yêu cầu IRCC. Bản dịch sai tên trường, sai chức danh là lỗi nhỏ nhưng làm viên chức mất niềm tin vào cả hồ sơ.
Kế hoạch học tập: phần quyết định nhiều nhất mà hay bị viết hỏng nhất
Kế hoạch học tập là nơi duy nhất bạn được nói chuyện trực tiếp với viên chức. Một bản tốt trả lời rõ năm câu: bạn là ai và đã học, làm gì; vì sao chọn chương trình này chứ không phải chương trình tương tự ở Việt Nam hay ở nước khác; vì sao chọn trường và thành phố này; chương trình sẽ giúp gì cho công việc cụ thể sau đó; và kế hoạch của bạn sau khi hết thời hạn giấy phép là gì.
Lỗi phổ biến nhất là viết chung chung, ca ngợi Canada an toàn, đa văn hoá, giáo dục chất lượng. Những câu này đúng với mọi người nên không nói được gì về bạn. Lỗi thứ hai là mâu thuẫn: ghi muốn về Việt Nam mở doanh nghiệp nhưng chọn chương trình không liên quan, hoặc đã có thạc sĩ mà xin học diploma ngành khác không giải thích. Lỗi thứ ba là dùng mẫu có sẵn; viên chức đọc hàng trăm bản mỗi tháng và nhận ra văn mẫu ngay.
Cách viết tốt là đi từ chi tiết thật: môn học nào trong chương trình bạn cần, kỹ năng nào ở Việt Nam đang thiếu mà chương trình dạy, vị trí công việc cụ thể bạn nhắm tới, doanh nghiệp hay ngành nào ở Việt Nam đang cần người có kỹ năng đó. Nếu có khoảng trống học tập hoặc công việc, giải thích ngắn gọn và trung thực. Độ dài một đến hai trang là đủ; dài hơn không làm hồ sơ mạnh hơn.
Kế hoạch học tập phải do chính người học viết hoặc ít nhất hiểu và nói lại được từng câu. Nếu được hỏi khi nhập cảnh, bạn cần trả lời khớp với điều đã viết.
Các bước nộp đơn trực tuyến
Quy trình nộp cho người ở Việt Nam đi qua cổng trực tuyến của IRCC. Các bước dưới đây theo thứ tự thông thường.
- Tạo tài khoản IRCC, trả lời bảng câu hỏi để hệ thống tạo danh mục giấy tờ riêng cho bạn.
- Điền các biểu mẫu điện tử: thông tin cá nhân, gia đình, lịch sử học tập, công việc, đi lại trong những năm gần nhất. Khai đầy đủ, kể cả lần bị từ chối thị thực bất kỳ nước nào.
- Tải lên giấy tờ theo danh mục, đặt tên tệp rõ ràng, gộp tệp nhiều trang thành một PDF theo thứ tự hợp lý.
- Đóng phí xét đơn và phí sinh trắc học trực tuyến.
- Nhận thư hẹn sinh trắc học, đặt lịch tại trung tâm tiếp nhận thị thực ở Hà Nội hoặc TP.HCM, mang thư hẹn và hộ chiếu đi lấy vân tay, ảnh.
- Nếu hồ sơ yêu cầu, đi khám sức khoẻ nhập cư với bác sĩ được IRCC chỉ định; kết quả gửi thẳng cho IRCC.
- Theo dõi tài khoản. Khi được duyệt, nộp hộ chiếu để dán thị thực, nhận thư chấp thuận Port of Entry Letter of Introduction.
Sinh trắc học có giá trị mười năm; nếu đã làm cho đơn khác trong thời hạn, bạn có thể không phải làm lại. Khám sức khoẻ có thể làm trước khi nộp đơn để rút ngắn thời gian, nhưng kết quả có hạn dùng, không nên làm quá sớm.
Những chỗ nhỏ khiến hồ sơ bị trả lại hoặc chậm
Thiếu giấy tờ bắt buộc. Đơn thiếu LOA đã xác minh, thiếu PAL khi cần, thiếu bằng chứng tài chính có thể bị trả lại không xét. Phí không hoàn trong nhiều trường hợp.
Khai không khớp. Ngày tháng làm việc trên biểu mẫu khác thư xác nhận công việc, địa chỉ khác nhau giữa các giấy tờ. Từng chỗ nhỏ không làm đơn bị từ chối, nhưng nhiều chỗ cộng lại khiến viên chức nghi ngờ độ trung thực.
Giấu lịch sử bị từ chối. IRCC chia sẻ dữ liệu thị thực với một số nước. Không khai một lần bị từ chối thị thực Mỹ, Úc, Anh có thể bị coi là khai sai, hậu quả nặng hơn nhiều so với chính lần từ chối đó.
Tệp không đọc được. Ảnh chụp mờ, nghiêng, mất góc, tệp quá dung lượng phải nén làm mất chữ. Quét bằng máy hoặc ứng dụng quét tài liệu, kiểm lại từng trang trước khi tải lên.
Nộp quá sát kỳ. Đơn nộp sát ngày nhập học dễ không kịp. Viên chức cũng có thể từ chối với lý do bạn không thể đến kịp đầu khoá.
Hồ sơ cho học sinh chưa đủ tuổi thành niên
Tuổi thành niên ở Canada do từng tỉnh quy định: 18 tuổi ở Alberta, Manitoba, Ontario, đảo Hoàng tử Edward, Quebec, Saskatchewan; 19 tuổi ở British Columbia, New Brunswick, Newfoundland và Labrador, Nova Scotia và ba vùng lãnh thổ. Học sinh dưới tuổi này mà không đi cùng cha mẹ phải có người giám hộ (custodian) là người trưởng thành sống tại Canada, đồng ý chịu trách nhiệm chăm sóc thay cha mẹ.
Hồ sơ của học sinh chưa thành niên cần thêm bản cam kết giám hộ theo mẫu của IRCC, có chữ ký của cha mẹ ở Việt Nam và của người giám hộ ở Canada, được công chứng theo hướng dẫn. Nhiều trường phổ thông và học khu có dịch vụ homestay kèm giám hộ, hoặc giới thiệu tổ chức giám hộ chuyên nghiệp. Người giám hộ là người thân sẵn có ở Canada thì cần chứng minh tư cách cư trú hợp pháp và khả năng chăm sóc.
Viên chức xét hồ sơ trẻ vị thành niên đặc biệt chú ý đến an toàn: trẻ sẽ ở đâu, ai đưa đón, ai liên hệ khi có chuyện khẩn cấp, ai thay mặt gia đình làm việc với nhà trường. Một hồ sơ trình bày rõ những điều này thuyết phục hơn mọi lời khẳng định về học lực. Với học sinh lớp 10 đến 12, gia đình cũng nên tính trước con sẽ học tiếp đại học ở đâu, vì thời điểm chuyển bậc là lúc phải xin giấy phép mới và có thể cần PAL.
Từ lúc được duyệt tới khi nhập cảnh
Thư Port of Entry Letter of Introduction không phải giấy phép du học. Khi đến sân bay đầu tiên ở Canada, bạn trình thư này cùng hộ chiếu có thị thực, LOA, bằng chứng tài chính và các giấy tờ quan trọng cho viên chức biên phòng. Viên chức có thể hỏi vài câu về chương trình học, nơi ở, tài chính, rồi in giấy phép du học.
Ngay tại quầy, đọc kỹ giấy phép: họ tên, trường, thời hạn, và đặc biệt dòng điều kiện cho phép làm thêm ngoài trường. Nếu thiếu dòng này trong khi bạn đủ điều kiện, yêu cầu sửa ngay lúc đó dễ hơn nhiều so với xin sửa sau. Thời hạn giấy phép thường bằng thời gian chương trình cộng thêm một khoảng; giấy phép ngắn hơn hộ chiếu cho phép là chuyện bình thường.
Thị thực tạm trú dán trong hộ chiếu có thể có hạn ngắn hơn giấy phép du học. Bạn vẫn ở lại học hợp pháp, nhưng nếu về Việt Nam giữa chừng mà thị thực đã hết hạn thì phải xin thị thực mới trước khi quay lại. Hãy ghi nhớ ngày hết hạn của cả hai giấy tờ.
Làm hồ sơ tự túc hay nhờ đơn vị tư vấn
Không có quy định bắt buộc phải qua đơn vị tư vấn; nhiều học sinh tự nộp và được duyệt. Tự làm tiết kiệm chi phí và giúp bạn hiểu hồ sơ của mình, điều có ích khi nhập cảnh và khi gia hạn sau này. Nhưng tự làm đòi hỏi đọc kỹ hướng dẫn tiếng Anh, theo kịp thay đổi chính sách, và tự kiểm tính nhất quán giữa hàng chục giấy tờ.
Nếu nhờ người đại diện nộp đơn có thu phí, theo luật Canada người đó phải là thành viên của cơ quan quản lý tư vấn di trú (College of Immigration and Citizenship Consultants), luật sư hoặc công chứng viên ở Quebec được cấp phép. Tên người đại diện được khai trong đơn. Ở Việt Nam, đơn vị tư vấn du học còn phải tuân theo quy định về kinh doanh dịch vụ tư vấn du học. Hỏi rõ ai là người chịu trách nhiệm pháp lý cho hồ sơ của bạn.
Một dấu hiệu cần cảnh giác là người giúp đỡ không muốn đứng tên đại diện trong đơn nhưng vẫn thu phí làm hồ sơ, hoặc đề nghị khai khác sự thật cho đẹp. Khi có chuyện, người chịu hậu quả là học sinh chứ không phải người viết hộ
Dù chọn cách nào, người học phải đọc và hiểu mọi thứ được nộp dưới tên mình. Đội tư vấn Global Gate Pass làm việc theo nguyên tắc đó: học sinh tự viết kế hoạch học tập, tư vấn viên góp ý và kiểm tính nhất quán.
Câu hỏi thường gặp
Có cần thư xác nhận công việc nếu chưa từng đi làm không?
Không. Học sinh vừa tốt nghiệp phổ thông hoặc đại học chỉ cần giấy tờ học tập. Nếu có khoảng thời gian trống giữa lúc tốt nghiệp và lúc nộp đơn, nên giải thích ngắn gọn khoảng đó đã làm gì, ví dụ học tiếng, chuẩn bị hồ sơ, làm việc tự do có giấy tờ chứng minh.
Có phải phỏng vấn khi xin study permit Canada không?
Thông thường không có phỏng vấn; viên chức xét trên giấy tờ. Trong một số trường hợp IRCC có thể mời phỏng vấn hoặc yêu cầu bổ sung giấy tờ. Khi nhập cảnh, viên chức biên phòng có thể hỏi vài câu, nên hiểu rõ hồ sơ của mình.
Ai được viết bản dịch giấy tờ tiếng Việt?
IRCC yêu cầu bản dịch kèm bản sao giấy tờ gốc và xác nhận của người dịch theo hướng dẫn hiện hành. Người nộp đơn và người thân không tự dịch hộ cho chính hồ sơ. Đọc kỹ yêu cầu dịch thuật trong danh mục giấy tờ của tài khoản IRCC.
Khám sức khoẻ du học Canada khám ở đâu?
Chỉ bác sĩ nằm trong danh sách được IRCC chỉ định mới thực hiện khám sức khoẻ nhập cư. Danh sách bác sĩ tại Việt Nam được công bố trên trang của chính phủ Canada. Khám ở cơ sở khác không được chấp nhận dù kết quả tốt đến đâu.
Có nên nộp thêm giấy tờ ngoài danh mục không?
Nên nộp thêm khi giấy tờ đó trả lời một câu hỏi viên chức có thể đặt ra, ví dụ giải trình nguồn tiền, khoảng trống học tập, lý do đổi ngành. Không nên nhồi giấy tờ không liên quan; hồ sơ dày mà rối khiến điều quan trọng bị chìm.
Đã có giấy phép du học, đến Canada trễ kỳ học thì sao?
Liên hệ trường ngay để hoãn sang kỳ sau và xin thư xác nhận ngày nhập học mới. Mang thư này khi nhập cảnh. Viên chức biên phòng có quyền từ chối cho nhập cảnh nếu thấy bạn không còn theo học chương trình ghi trong thư chấp thuận.